Sofern Sie die Rahmenvertragsinitiative Bau.Land.Leben nutzen oder Sie in anderem Projektkontext Daten via Mircosoft Sharepoint mit uns tauschen, nehmen Sie bitte nachstehende Datennutzungshinweise zur Kenntnis.
Datenverarbeitende Stelle
Bechtle AG im Auftrag der NRW.URBAN
IT-Systemhaus
Bechtle Platz 1
74172 Neckarsulm,
sowie die verbundenen Unternehmen gemäß §§ 15 ff. AktG
Kontaktinformation: kontakt@bechtle.com, + 49 7132 981 – 0
Kontakt des Datenschutzbeauftragten: privacy@bechtle.com
Zweck der Datenverarbeitung
Externen Nutzern (z. B. Lieferanten oder Partnern) wird Zugriff auf Microsoft SharePoint Online (SPO) gewährt, sofern die digitale Zusammenarbeit im Projektkontext oder Beauftragungsprozessen erwünscht ist. Hierzu ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich, insbesondere:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Behörde/ Kommune/ Unternehmen
- ggf. Position oder Zuständigkeit
Diese Daten werden benötigt, um Einladungen zum System zu versenden, Benutzerkonten zu erstellen und die Zugriffsmöglichkeiten zu verwalten.
Weitergabe an Dritte / Übermittlung an Microsoft
Die Daten werden im Rahmen der Nutzung von SharePoint Online an Microsoft Ireland Operations Limited übermittelt, da SPO ein Cloud-Dienst ist. Microsoft agiert hierbei als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.
Die Datenverarbeitung findet grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union statt. Microsoft behält sich jedoch vor, Daten im Rahmen der internationalen Konzernstruktur auch in Drittländer zu übertragen. In solchen Fällen stellt Microsoft geeignete Sicherheitsmaßnahmen (z. B. Standardvertragsklauseln) bereit, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.
Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft finden Sie unter:
🔗 https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen), sofern der Zugriff Teil eines bestehenden Vertragsverhältnisses ist.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse), sofern die Zusammenarbeit im Rahmen der Beschaffungsprozesse erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen.
Wir verarbeiten die von Ihnen im Rahmen von Formularen angegebenen Daten nur zur Durchführung bzw. Abwicklung des Vertragsverhältnisses, Art. 6 Abs. 1 lit. b EU-DS-GVO, sofern Sie nicht einer weiteren Verwendung zustimmen. Der Grundsatz der Datensparsamkeit und Datenvermeidung wird beachtet, indem Sie uns nur die Daten angeben müssen, die wir zwingend zur Durchführung des Vertrages bzw. zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten benötigen (also Ihren Namen, Adresse, E-Mail-Adresse sowie die jeweils für die gewählte Zahlungsart benötigten Zahlungsdaten) oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Die personenbezogenen Daten werden nur solange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Dies umfasst insbesondere die Dauer der Zusammenarbeit und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
